AI-integratie met je bestaande software
AI koppelen aan je systemen.
Eén keer invoeren.
De klant staat in je CRM, de vraag in je mailbox en de afspraak in een document. Je team zoekt de gegevens bij elkaar en voert ze opnieuw in. Agora verbindt AI met je bedrijfssoftware, zodat een aanvraag, antwoord of taak met de juiste informatie verdergaat. Minder wisselen tussen schermen en een vollediger dossier.
Uitgewerkt voorbeeld / van mail naar klantdossier
Laat informatie één keer binnenkomen.
DE HUIDIGE ROUTE
Je collega is de verbinding.
Een bestaande klant mailt een wijzigingsverzoek. Iemand zoekt de klant op, leest eerdere notities, vraagt AI om een samenvatting en plakt die in het CRM. Een tweede collega moet daarna uitzoeken wat er is afgesproken.
DE GEKOPPELDE ROUTE
Een compleet voorstel op de juiste plek.
De koppeling haalt de mail en het bijbehorende klantdossier op. AI bereidt een samenvatting en voorgestelde actie voor. Na controle kan de afgesproken notitie of taak bij de juiste klant worden vastgelegd.
Het klantnummer verbindt de gegevens
De koppeling moet zeker weten welk dossier bij de vraag hoort. Een gelijkende bedrijfsnaam is daarvoor niet altijd genoeg. We spreken af welk klantnummer of ander kenmerk leidend is. Bij meerdere mogelijke matches gaat de vraag naar een medewerker.
Dit is een ontwerpvoorbeeld. Welke stappen automatisch kunnen, hangt af van je software, toegangsrechten en werkafspraken.
Mogelijke bouwstenen
Je huidige systemen zijn het vertrekpunt.
AI-integratie draait om concrete handelingen: een bericht lezen, een dossier opvragen, een document doorzoeken of een goedgekeurde taak opslaan. We controleren per systeem of precies die handeling wordt ondersteund.
| Omgeving | Mogelijke toepassing | Vooraf toetsen |
|---|---|---|
| Microsoft 365 | Mail of documenten beschikbaar maken voor een werkproces. | Welke mailbox of bestanden, de beheerdersrechten en de beschikbare API-functie. |
| Google Workspace | Berichten, documenten of werkbladen gebruiken als bron. | Toegang tot de juiste bestanden en accounts, plus de benodigde machtigingen. |
| CRM, zoals HubSpot of Pipedrive | Klantcontext ophalen en een beoordeelde notitie of taak vastleggen. | API-toegang, velden, klantidentificatie en lees- of schrijfrechten. |
| ERP, planning of boekhouding | Een orderstatus, planning of administratief gegeven raadplegen. | Beschikbare endpoints, bronregels, licentievoorwaarden en testmogelijkheden. |
| n8n, Make of maatwerk | De stappen tussen systemen organiseren. | Of de connector alle benodigde acties ondersteunt en wie de route beheert. |
Bouwstenen worden gekozen voor jouw opdracht. Een vermelding is geen partnerstatus of claim dat iedere combinatie al door Agora is gebouwd.
De haalbaarheidscheck
Vijf vragen vóór we systemen verbinden.
1. Welke handeling moet mogelijk worden?
Alleen lezen, een concept voorbereiden en gegevens wijzigen zijn verschillende opdrachten. We beschrijven eerst de gewenste uitkomst en bepalen daarna welke toegang nodig is.
2. Welke verbindingsroute is beschikbaar?
Een API maakt functies en gegevens van software toegankelijk. Een webhook meldt dat er iets is gebeurd. Een connector biedt een bestaande aansluiting. We toetsen of die route de gewenste actie, velden en volumes ondersteunt.
3. Welke gegevens zijn leidend?
We leggen vast welk systeem eigenaar is van klantgegevens, prijzen en statussen. Ook noteren we hoe velden overeenkomen: is "relatie" bijvoorbeeld hetzelfde als "bedrijf", en waar hoort de contactpersoon?
4. Wie mag wat gebruiken?
De bevoegde beheerder regelt toegang voor de afgesproken taak. We onderscheiden lezen en wijzigen, en beperken toegang tot de benodigde gegevens. Account- en gegevensafspraken worden onderdeel van de inrichting.
5. Hoe zien we of de koppeling werkt?
We spreken af hoe je geslaagde acties, fouten en achterblijvend werk herkent. We onderscheiden ontvangst, acceptatie en uitvoering. Een wijziging is pas bevestigd wanneer de systeemrespons of een gerichte controle laat zien dat zij is verwerkt. De tests moeten dat verschil zichtbaar maken.
Ook bij de tweede keer
Een koppeling moet omgaan met herhaling en uitval.
Een eenmalig geslaagde gegevensoverdracht is het begin. Software kan tijdelijk niet reageren, toegang kan verlopen en hetzelfde bericht kan twee keer binnenkomen. Daarom hoort foutafhandeling bij de bouw.
Dubbele acties voorkomen
We leggen vast hoe een eerder verwerkt bericht of verzoek wordt herkend. Een herhaalpoging mag niet ongemerkt een tweede klantnotitie, taak of dossier aanmaken.
Tijdelijke fouten begrenzen
Een tijdelijke storing kan een begrensde herhaalpoging krijgen. Blijft de fout bestaan, dan wordt het werk zichtbaar overgedragen. We spreken af wie de melding krijgt en wat diegene kan herstellen.
Wijzigingen controleerbaar maken
Een log legt vast welke stap is uitgevoerd en wat het doelsysteem teruggaf. We beperken welke gegevens in dat log terechtkomen. Voor handelingen met gevolgen spreken we een controle- of goedkeuringsmoment af.
Moet de koppeling ook de inhoud van aanvragen begrijpen en stappen doorgeven? Lees over een complete AI-workflow. Moet AI per geval bepalen welke bron nodig is, dan kan een afgebakende agent daar onderdeel van zijn.
Investering
Wat kost een AI-koppeling?
€1.495
Exclusief btw, voor één koppeling tussen twee systemen via een ondersteunde connector.
Begin met een gratis workflowontwerpEen standaardconnector kan een deel van het werk oplossen. Maatwerk is nodig wanneer functies ontbreken of de gegevens en werkafspraken niet op elkaar aansluiten. Toegang, veldvertaling, tests en beheer tellen mee in de prijs.
- Kan je software het al? Samen instellen: €149
- Ik stel één bestaande functie werkend in, met een voorbeeld en een korte instructie. Alleen als ik vooraf heb gecontroleerd dat die functie bij je vraag past.
- Eén koppeling: €1.495
- Eén afgebakende overdracht met controle, foutafhandeling, uitleg en een log.
- Meer systemen of geen connector: offerte
- Na het gratis workflowontwerp krijg je een offerte voor de koppelingen die nodig zijn.
Alle bedragen excl. btw. Je betaalt de helft bij de start en de helft bij oplevering. Licenties en API- of AI-verbruik betaal je rechtstreeks, en je ziet de kosten vooraf. Welke kosten er nog meer zijn, lees je in wat kost een AI-agent of workflow.
Vragen over AI-integratie
Wat je vooraf wilt weten.
Kunnen jullie AI of een chatbot aan ons CRM koppelen?
Dat beoordelen we aan de hand van de software, je licentie, beschikbare API of connector en de gewenste handeling. Noem het CRM en beschrijf wat er moet gebeuren. Alleen de productnaam is niet genoeg om een werkende integratie te beloven. We leggen vooraf vast welke velden de chatbot mag lezen en of hij iets mag wijzigen. Moet hij zelf kiezen welke bron of actie nodig is, dan is het een AI-agent.
Hoe koppel ik een webformulier aan ons CRM?
Heeft je formulier- of CRM-pakket een standaardkoppeling, dan stellen we die samen in voor €149. Ontbreekt die, maar hebben beide pakketten een ondersteunde connector, dan bouwen we een koppeling voor €1.495. Zonder connector krijg je een offerte. De koppeling zet de aanvraag in het CRM, controleert de velden en kijkt of de klant al bestaat. Zie het voorbeeld offerteaanvragen klaarzetten.
Kunnen we ChatGPT of Claude aan onze bedrijfssoftware koppelen?
Dat kan via beschikbare connectors of een eigen toepassing met een model-API, afhankelijk van de omgeving. De keuze bepaalt onder meer de benodigde accounts, rechten en gebruikskosten. We toetsen de concrete mogelijkheden voordat we een oplossing begroten.
Wat als ons systeem geen API heeft?
We onderzoeken eerst ondersteunde alternatieven, zoals een bestaande connector of een gecontroleerde import en export. Soms volstaat een route waarbij een medewerker de laatste stap uitvoert. Als er geen bruikbare toegang is, hoort die beperking in het voorstel.
Worden gegevens voortdurend gesynchroniseerd?
Dat hoeft niet. Een koppeling kan reageren op een gebeurtenis, op vaste momenten gegevens ophalen of alleen werken wanneer iemand een taak start. We kiezen wat bij het proces past en leggen vast hoe actueel de gegevens moeten zijn.
Wat gebeurt er met onze bedrijfsgegevens?
We beschrijven welke gegevens nodig zijn, welke systemen ze verwerken en wie toegang krijgt. De gekozen software en inrichting bepalen onder meer opslag en bewaarmogelijkheden. We nemen die afspraken mee in het ontwerp; een koppeling geeft niet automatisch toegang tot alle bedrijfsdata.
Kan de koppeling samen met onze IT-partner worden gebouwd?
Ja. Je IT-partner kan helpen met toegang, bronafspraken, de testomgeving en het beheer. We leggen vooraf vast wie welk onderdeel inricht en wie verantwoordelijk is als een systeem of koppeling verandert.
Welke systemen moeten samenwerken?
Noem je software, de informatie die je nu overzet en wat er daarna moet gebeuren. Een beschrijving van de handeling is genoeg. Deel geen wachtwoorden, API-sleutels of klantgegevens.
Ik reageer meestal binnen een paar minuten, ook in het weekend. Binnen 2 werkdagen krijg je een gratis workflowontwerp. Je bestelt nog niets.
Technische achtergrond
Voorbeelden van rechten en gebeurtenissen zijn na te lezen in de documentatie over Microsoft Graph-machtigingen en wijzigingsmeldingen voor Outlook. De uiteindelijke inrichting wordt per opdracht getoetst.