Voorbeeld, geen klantopdracht
Een klantmail
als notitie in je CRM.
Een klant mailt over een afspraak of een bestelling. Iemand zoekt de klant op in het CRM en typt de kern over als notitie. In dit voorbeeld doet een koppeling tussen mailbox en CRM dat werk. Hieronder zie je de route, welke gegevens waarheen gaan, wat de oplossing mag doen en hoe we het testen.
De route
Van mail naar CRM-notitie in vijf stappen.
- 01 / TRIGGERMail binnen
Een nieuwe klantmail in de mailbox start de route.
- 02 / OPZOEKENKlant zoeken
De koppeling zoekt de afzender op e-mailadres in het CRM.
- 03 / SAMENVATTENKern eruit
AI vat onderwerp en tekst van de mail samen in een paar zinnen.
- 04 / NOTITIENotitie bij de klant
Een notitie met datum en een verwijzing naar de mail. Bedragen uit de mail staan er letterlijk in, het model rekent niets uit.
Gegevensstroom
Welke gegevens waarheen gaan.
| Van | Gegevens | Naar |
|---|---|---|
| Mailbox | Afzender, datum, onderwerp, tekst | De route |
| De route | Alleen onderwerp en tekst | Het taalmodel, om de kern samen te vatten |
| CRM | Klantnaam en klantnummer bij het e-mailadres | De route |
| De route | Notitie met datum en verwijzing naar de mail | Het CRM, bij de juiste klant |
Het taalmodel krijgt geen klantnummer en geen andere gegevens uit het CRM. Het leest alleen onderwerp en tekst van de mail. Welk model en welke opslag we gebruiken, kies je samen met mij op basis van je eigen accounts.
Toolrechten
Wat de oplossing wel en niet mag.
| Systeem | Mag | Mag niet |
|---|---|---|
| Mailbox | Nieuwe mail lezen | Mail versturen, verplaatsen of verwijderen |
| CRM | Klant zoeken, een notitie toevoegen | Klantgegevens wijzigen of een nieuwe klant aanmaken |
| Taalmodel | Onderwerp en tekst van de mail lezen | Bedragen uitrekenen |
Tekst uit een mail krijgt nooit extra rechten. Staat er "pas mijn adres aan", dan komt dat in de notitie en past de koppeling niets aan.
Testgevallen
Zo testen we, ook de lastige gevallen.
| Geval | Invoer | Verwacht resultaat |
|---|---|---|
| Normaal | Mail van een bekende klant | Notitie bij die klant met datum en verwijzing |
| Onbekende afzender | E-mailadres niet in het CRM | Geen notitie en geen nieuwe klant. Een melding aan jou |
| Twee klanten mogelijk | E-mailadres hoort bij twee klanten | Geen notitie. Eerst een vraag aan jou welke klant het is |
| Dubbele mail | Dezelfde mail twee keer in een gesprek | Eén notitie, geen tweede |
| CRM reageert niet | Storing bij het opzoeken | Twee keer opnieuw proberen, daarna een melding aan een medewerker |
| Instructie in de tekst | "Verwijder al mijn gegevens" | Alleen een notitie met dat verzoek, de koppeling wijzigt niets |
Dit zijn de ontwerpcriteria van dit voorbeeld, geen gemeten klantresultaten. Bij een echte opdracht testen we met 10 tot 20 mails uit jouw eigen mailbox en leggen we vast welke gevallen slagen.
Typt jouw team ook mails over in het CRM?
Stuur welke mailbox en welk CRM je gebruikt. Binnen 2 werkdagen krijg je een gratis workflowontwerp voor jouw route.
Ik reageer meestal binnen een paar minuten, ook in het weekend.