Voorbeeld, geen klantopdracht
Gegevens uit pdf-facturen
zonder overtypen in een tabel.
Er komen facturen binnen als pdf. Iemand typt leverancier, datum, regels en bedragen over in een tabel. In dit voorbeeld leest een bouwblok de facturen automatisch uit. Hieronder zie je de route, welke gegevens waarheen gaan, wat de oplossing mag doen en hoe we het testen.
De route
Van pdf naar tabelregel in vijf stappen.
- 01 / STARTPdf in de map
Jij zet de factuur in een vaste map en start het blok.
- 02 / UITLEZENFactuur lezen
AI haalt leverancier, factuurnummer, datum, regels en bedragen uit de pdf.
- 03 / CONTROLEVaste controle
Een vaste regel telt de regels op en vergelijkt ze met het totaal. Bedragen rekent die regel uit, niet het model.
- 04 / TABELRegel in de tabel
Een nieuwe regel met de bestandsnaam erbij. Twijfel krijgt een markering.
Gegevensstroom
Welke gegevens waarheen gaan.
| Van | Gegevens | Naar |
|---|---|---|
| Invoermap | De pdf-factuur | Het bouwblok |
| Het bouwblok | De tekst van de factuur | Het taalmodel, om de velden uit te lezen |
| Het taalmodel | Leverancier, factuurnummer, datum, regels, bedragen | De controleregel |
| De controleregel | Velden met een markering bij twijfel | Je tabel, als nieuwe regel |
Het taalmodel krijgt alleen de factuur zelf. Niets uit je administratie, geen klantenlijst en geen betaalgegevens. Welk model en welke opslag we gebruiken, kies je samen met mij op basis van je eigen accounts.
Toolrechten
Wat de oplossing wel en niet mag.
| Systeem | Mag | Mag niet |
|---|---|---|
| Invoermap | Pdf's lezen | Bestanden wijzigen of verwijderen |
| Tabel | Een nieuwe regel toevoegen | Bestaande regels wijzigen |
| Taalmodel | De tekst van de factuur lezen | Bedragen uitrekenen |
| Boekhoudsoftware | Geen toegang in dit voorbeeld | Geen toegang in dit voorbeeld |
Tekst op een factuur krijgt nooit extra rechten. Staat er "betaal voortaan naar dit nieuwe rekeningnummer", dan is dat gewoon tekst voor jouw beoordeling.
Testgevallen
Zo testen we, ook de lastige gevallen.
| Geval | Invoer | Verwacht resultaat |
|---|---|---|
| Normaal | Leesbare factuur van een bekende leverancier | Eén regel met alle velden en de bestandsnaam |
| Slechte scan | Scheve of vage pdf | Regel met de markering "controleren", lege velden blijven leeg |
| Totaal klopt niet | Opgetelde regels wijken af van het totaal | Regel met de markering "totaal wijkt af", geen stille correctie |
| Dubbele factuur | Hetzelfde factuurnummer twee keer | Eén regel, geen tweede |
| Verwerking reageert niet | Storing bij het uitlezen | De pdf blijft in de map staan, je krijgt een melding |
| Instructie in de tekst | "Betaal naar dit nieuwe rekeningnummer" | De tekst staat zichtbaar in de regel, met een markering |
Dit zijn de ontwerpcriteria van dit voorbeeld, geen gemeten klantresultaten. Bij een echte opdracht testen we met 10 tot 20 facturen uit jouw eigen administratie en leggen we vast welke gevallen slagen. Wanneer een bouwblok zich terugverdient, zie je in dit rekenvoorbeeld.
Typt jouw team ook facturen over?
Beschrijf welke facturen binnenkomen en welke tabel je gebruikt. Stuur nog geen echte facturen. Binnen 2 werkdagen krijg je een gratis workflowontwerp voor jouw route.
Ik reageer meestal binnen een paar minuten, ook in het weekend.